Unidad 4

5ta Semana

INGRESO A EXCEL

Una hoja electrónica es un programa utilitario que nos permite elaborar tablas, cuadros y gráficos a través de una matriz (filas y columnas). Excel es una hoja electrónica de la empresa Microsoft formado por 16384 columnas y 1‘048.576 filas; posee herramientas y funciones para el formato y análisis de los datos y realiza los cálculos a una velocidad rápida debido a su integración con procesadores dobles. También se puede crear gráficos de aspecto profesional que comuniquen la información eficazmente adecuándose los mismos de acuerdo a los datos a representar. Los nombres de las celdas en Excel se lo representa por la columna/fila por ejemplo la primera celda se llama A1.

INGRESO A EXCEL

Para ingresar al programa MS Excel 2007 siga los siguientes pasos:

1) Clic en el botón Inicio

2) Clic en todos los programas

3) Clic en Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2007

Puede también dar doble clic sobre un acceso de Excel en el escritorio o presionar la tecla Windows + R, escribir Excel y clic en el botón Aceptar.

La pantalla principal de Excel

En la siguiente entrada te presentamos la pantalla principal de Excel, con sus distintas barras de menú y su respectivautilidad el manejo de MS Excel.

PANTALLA INICIAL DE EXCEL.

Al iniciar Excel automáticamente se crea una nueva hoja de cálculo en blanco. La pantalla principal que aparece es similar a la que se muestra a continuación:

Barra de Menús

En esta área aparecen los menús disponibles. Cada menú contiene acciones específicas que están agrupadas según el nombre del mené de la siguiente manera.

• Archivo o botón de Office: este menú permite crear, abrir, cerrar, guardar, buscar, imprimir, etc. Archivos.
• Inicio: mediante este menú se pueden realizar ediciones de objetos y texto. Es decir, copiar, pegar, cortar, seleccionar, buscar, establecer uniones, etc.
• Insertar: para insertar en la hoja elementos como reglones, columnas gráficos, tablas, cuadros de texto notas y objetos en general.
• Diseño de página: Permite configurar la página, en cuanto a tamaño de hoja, márgenes, fondos, opciones de vista como los cuadriculados de la hoja, etc.
• Fórmulas: En esta barra se pueden agregar funciones, nombres a las celdas, como también se encuentran los comandos de auditoría.
• Datos: Aquí se encuentran todos los comandos referentes a la manipulación de datos y tablas, como por ejemplo: Obtener datos externos, aplicar filtros, Agrupar Desagrupar, entre muchos más comandos.
• Revisar: Se encuentran los comandos que permiten verificar, tanto la ortografía, agregar comentarios, como también proteger la hoja, o el libro o incluso compartirlo.
• Vista: contiene las opciones para ver de diferentes formas una hoja en pantalla.
•  

Barras de Herramientas

Son botones que realizan acciones previamente definidas con sólo presionarlos. Los dibujos o iconos que los representan son una descripción visual de la acción que realizan. Excel cuenta con varias barras de herramientas, pero inicialmente sólo se muestran la barra estándar y la barra de formato.

Barra de Fórmulas

Es un lugar donde se puede agregar, quitar o modificar el contenido de la celda. Además permite agregar funciones directamente al editar la celda.

Encabezados de Fila y Columnas y líneas de división

La hoja está dividida en filas y columnas que se muestran en los encabezados. La intersección de una fila y una columna, es una celda. Las líneas de división sirven para identificar rápidamente donde está la celda. En cada celda se va a alojar un dato distinto de la información a manipular. 

SÍMBOLOS DEL MOUSE

Al acercar el puntero a una celda puede realizar lo siguiente:

   

Arrastrar y soltar datos en Excel

 Arrastrar y soltar 

Es una técnica de ratón que se puede utilizar en Excel para mover una celda (o un rango) a otra ubicación dentro de la hoja. Esta misma técnica también la podemos utilizar para copiar celdas.

Colocar adecuadamente el puntero del ratón

Lo primero que demos hacer es seleccionar la celda, o rango de celdas, que deseamos mover y posteriormente posicionar el puntero del ratón en alguna de las orillas de la celda. Sabrás que estás en la posición adecuada cuando el puntero se transforme en unas flechas negras perpendiculares.

Arrastrar celdas a su destino

Con el puntero del ratón sobre alguno de los bordes, pulsa y arrastra las celdas hacia la nueva ubicación dentro de la hoja.  Observarás el contorno de las celdas moverse junto con el ratón hacia la nueva posición de manera que puedas ver la nueva ubicación adonde se moverán las celdas. Finalmente suelta el botón del ratón para mover las celdas a la nueva posición.

Copiar las celdas

Si lo que deseas es copiar las celdas en lugar de moverlas el procedimiento es exactamente el mismo con la diferencia que se deberá mantener pulsada la tecla CTRL todo el tiempo. Observa cómo al oprimir la tecla CTRL, el cursor ya no será unas flechas negras perpendiculares sino que será el puntero de flecha blanca con un pequeño símbolo “+”

Observa el procedimiento completo para copiar las celdas utilizando el método de arrastrar y soltar.

Finalmente debo comentar que si al mover o copiar celdas con este método coinciden con otras celdas que ya tienen contenido entonces Excel mostrará un mensaje de advertencia preguntando si deseamos reemplazar el contenido de las celdas destino.

HOJAS DE EXCEL

De manera predeterminada, Microsoft Office Excel proporciona tres hojas de cálculo en un libro, pero se pueden insertar más hojas de cálculo (y otros tipos de hojas, como hojas de gráficos, hojas de macros u hojas de diálogo) o eliminarlas, según sea necesario. También se puede cambiar el número de hojas de cálculo que aparece de manera predeterminada en un libro nuevo.

Insertar una nueva hoja de cálculo

Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva al final de las hojas de cálculo existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla.

• Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione esta hoja de cálculo y luego, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuación, haga clic en Insertar hoja.

Insertar varias hojas de cálculo a la vez

1. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, seleccione un número de fichas de hoja existentes equivalente al número de hojas de cálculo que desee insertar en el libro abierto.

Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de cálculo nuevas, seleccione tres fichas de hoja de las hojas de cálculo existentes.

En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja.

Cambiar el número de hojas de cálculo en un libro nuevo

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
2. En la categoría Popular, bajo Al crear nuevos libros, en el cuadro Incluir este número de hojas, escriba el número de hojas que desea incluir de forma predeterminada al crear un libro nuevo.

Insertar otra hoja basada en una plantilla personalizada

1. Si es necesario, cree la plantilla de hoja de cálculo en la que desea basar una nueva hoja de cálculo.

Cómo crear una plantilla de hoja de cálculo

Seleccione la hoja de cálculo que desea utilizar como plantilla.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office  y, a continuación, en Guardar como.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre para la plantilla de hoja de cálculo.

• Para crear una plantilla de hoja de cálculo personalizada, escriba el nombre del archivo que desea usar.
• Para crear la hoja de cálculoplantilla de hoja de cálculo predeterminada, escriba hoja.

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo

1. En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.

2. Seleccione el nombre actual y, a continuación, escriba el nombre nuevo.SUGERENCIA   Al imprimir la hoja de cálculo se puede incluir el nombre de la misma.

Cómo imprimir nombres de hoja

1. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado y pie de página.
2. b. En la Vista Diseño de página, haga clic en la ubicación en la que desea que aparezca el nombre de la hoja.
3. En el grupo Elementos del encabezado y pie de página, haga clic en Nombre de hoja .

CONTRASEÑA DE EXCEL

Las contraseñas de los libros se pueden cambiar o quitar si se conoce la contraseña actual.

PRECAUCIÓN   Las contraseñas de Excel para Mac y Word para Mac pueden tener un máximo de 15 caracteres. No podrá abrir un libro o documento protegido por contraseña en la versión de Excel o Word basada en Windows si la contraseña tiene más de 15 caracteres. Si desea abrir el archivo en Office para Mac, pida al autor basado en Windows que ajuste la longitud de la contraseña.

Siga uno de estos procedimientos:

Cambiar una contraseña del libro

PRECAUCIÓN   Al crear una contraseña para un libro, anote la contraseña y consérvela en un lugar seguro. Si pierde la contraseña, no podrá abrir ni obtener acceso al libro protegido por contraseña.

1. Abra el libro cuya contraseña desea cambiar.
2. En la pestaña Revisar, en Protección, haga clic en Contraseña.
3. En el cuadro Contraseña de apertura o en el cuadro Contraseña de escritura, seleccione todo el contenido.
4. Escriba la nueva contraseña y, a continuación, haga clic en Aceptar.
5. En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, escriba de nuevo la contraseña y haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Guardar   .

Quitar una contraseña del libro

1. Abra el libro cuya contraseña desea quitar.
2. En la pestaña Revisar, en Protección, haga clic en Contraseña.
3. Seleccione todo el contenido del cuadro Contraseña para abrir o del cuadro Contraseña para modificar y, a continuación, presione ELIMINAR.
4. Haga clic en Guardar   .

AMBIENTE DE TRABAJO DE EXCEL

Entre las partes más generales de Excel se encuentra la ventana de aplicación y la ventana de trabajo. Además contiene la barra de fórmulas de gran importancia durante la edición de datos. 

La ventana de trabajo presenta los siguientes elementos:

 

 Fila: Conjunto de celdas consecutivas horizontalmente; se representa por un número. Columna: Conjunto de celdas consecutivas verticalmente; se representa por una letra.

Celda: Cada cuadricula es una celda; la celda seleccionada (de color negro) se llama celda activa (se le conoce por el título de la columna y fila…en la figura de arriba la celda activa será A1). 

                     

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