7ma Semana

 Formatos numéricos

En la clase anterior repasamos los formatos de celda más comunes. Falta todavía explorar los tipos de formato que se aplican a los números.

Los formatos numéricos sirven, por ejemplo, para colocar el signo de una moneda, rebajar la cantidad de decimales, colocar un separador de miles, o cambiar la forma en que se muestra una fecha.

Cuadro desplegable formato de número.

En esta hoja tengo una columna de costos. En el cuadro desplegable llamado “Formato de número” (1) aparece la palabra “General”. Este es el formato por defecto en Excel. Deseo que los números sean más fáciles de leer.

Separador de miles

Partamos con el separador de miles. Es este símbolo con tres ceros. (2) Agrega un punto cada tres cifras para hacer más fácil la lectura, además incluye dos decimales separados por una coma. (Si tu programa está configurado para países de habla inglesa, en vez de una coma aparecerá un punto)

Reducir o aumentar decimales

En algunos países latinoamericanos no se usan decimales para las monedas. Para poder cambiar esto aplico el comando “reducir decimales” que está representado por este ícono (3)

Agregar moneda

También es posible agregar un signo pesos para resaltar que son cantidades monetarias. Puedo elegirlo de una lista desplegable que aparece en la imagen. Al usar este formato, verás que incluye, además del signo pesos, dos decimales a mis datos. Y es que está aplicando un nuevo formato que tiene esas características.

Seleccionar formatos

También puedo elegir un formato del cuadro desplegable. Cada uno tiene algunas sutilizas que puedes explorar mirando el ejemplo que aparece debajo del formato.

Entre el formato moneda y contabilidad pareciera no haber diferencia. Pero si la hay y te lo quiero mostrar.

 Formato Moneda y Contabilidad

Los dos números que ves en la imagen de arriba son iguales. El número es 12.700. Pero el primero tiene el formato moneda. Y el segundo contabilidad.

Puedes observar que la posición del signo pesos es distinta. En el formato contabilidad el signo está alineado a la izquierda. Además en el formato contabilidad los decimales están separados levemente del borde derecho.

El número en sí no cambia al aplicar un formato en Excel. Si seleccionas un número y revisas la barra de fórmulas te darás cuenta que ahí el número no aparece con el separador de miles ni con el signo pesos. Sólo en la celda se muestra así.

Formato Fecha

Y con esto en mente quiero que entiendas el formato de fecha. La fecha en Excel es un formato aplicado a un número. Y ese número corresponde a la cantidad de días que ha transcurrido desde el 31 de diciembre de 1899.

Te daré un ejemplo. Si escribes el número 1 en una celda y aplicas el formato “fecha corta” de la lista desplegable de formatos, aparecerá el 1 de enero de 1900, o sea un día después del 31 de diciembre de 1899.

Supongamos que naciste el 15 de agosto del año 90 y lo escribes con formato de fecha, es decir escribes 15/10/1990 en una celda. Ahora cambia el formato a General de la lista desplegable.  Aparecerá 33161, que es la cantidad de días que transcurrieron desde el 31 de diciembre de 1899 hasta la fecha de tu nacimiento.

El formato de fecha es el único formato en que en la barra de fórmulas no aparece el valor numérico que hay detrás. Pero para Excel sigue siendo un número.

En el próximo video exploraremos un tema que suele ser confuso para muchas personas. El uso de porcentajes y decimales en Excel.

Imágenes en Excel.

Incrustar imágenes en tus hojas de cálculo hace que tus datos sean más interesantes y podría ayudarte a explicarles mejor a otros usuarios los resultados de tus análisis. Puedes agregar imágenes regulares, imágenes prediseñadas y gráficos de SmartArt a tus libros de Excel junto con los gráficos que puedes insertar a partir de las tablas. Aquí verás cómo agregar imágenes en Excel para dar un poco de color a tus datos.

Pasos

1 Abre la aplicación Microsoft Excel que se encuentre instalada en tu computadora.

2 Abre el archivo que contenga el libro al cual quieras agregar imágenes.

3 Decide qué tipo de imagen se ajusta mejor al propósito de tu hoja de cálculo.

·         Si tu hoja de cálculo incluye información acerca de actividades para realizar durante el verano, es posible que quieras incluir una fotografía de una playa o alguna imagen prediseñada que muestre actividades de ocio al aire libre.

·         Si tu hoja de cálculo muestra los resultados de las ventas en base a un incremento de precios reciente, puedes agregar una imagen prediseñada de una etiqueta de precio o de flechas hacia arriba o hacia abajo.

4 Haz clic en una celda en blanco en tu libro para seleccionarla.

5 Inserta en tu libro la imagen elegida.

·         Puedes encontrar todos los tipos de imágenes en el menú o pestaña “Insertar”, dependiendo de la versión de Excel que tengas. Aquí, podrás agregar imágenes y otros tipos de gráficos.

·         Si deseas agregar una imagen que hayas descargado desde Internet o tengas guardada en tu disco duro, utiliza la opción “Insertar imagen desde archivo”. Busca la imagen guardada en tu computadora y haz doble clic en ella para insertarla.

·    Si quieres utilizar imágenes prediseñadas, selecciona esta opción en el menú “Insertar” y busca tu imagen prediseñada en el panel derecho. Haz clic en la imagen prediseñada que quieras insertar en tu hoja de cálculo.

6 Modifica el tamaño de la imagen para que se ajuste al área donde la vayas a colocar.

·         Pasa el ratón por encima de una esquina de la imagen hasta que veas el puntero de reajustar tamaño.

·         Haz clic en la esquina de la imagen y arrástrala hacia el medio para achicarla, o hacia afuera para agrandarla

7 Edita las propiedades de tu imagen.

·         Haz clic derecho en la imagen incrustada en tu hoja de cálculo y elige la opción “Propiedades” del menú emergente.

·         Añade un borde, sombreado, efecto 3D u otros efectos a tu imagen.

 

8 Repite el proceso para añadir más imágenes a tu hoja de cálculo.

Funciones en Excel

Las funciones de hojas de cálculo se categorizan según su función. Haga clic en una categoría para explorar sus funciones. O pulse Ctrl+F para buscar una función escribiendo las primeras letras o una palabra descriptiva. Para obtener información detallada sobre una función, haga clic en su nombre en la primera columna.

Nuestras 10 funciones más populares

A continuación se indican las 10 funciones acerca de las que los usuarios leen más a menudo.

Ejemplos de tipos de Formulas.

1. SUMA

Esta es una fórmula elemental que no puedes no conocer. Si no la has usado hasta ahora creo que ya puedes darte por satisfecho porque verás cómo te ahorra tiempo.

SUMA te permite, tal como su nombre lo indica, sumar un grupo de celdas, o incluso filas y columnas enteras!

=SUMA(A1:A10),  =SUMA(A:A),  =SUMA(A1:Z10)

2. CONTAR

Esta fórmula te permite contar la cantidad de celdas en una selección que tienen números. Las celdas vacías o con texto son ignoradas. Muchas veces tenemos planillas con datos incompletos y se necesita contar solamente los datos y no el total de celdas. En esos casos sirve muchísimo!

=CONTAR(A1:B10), =CONTAR(A:A)

3. CONTARA

Similar a CONTAR pero cuenta no solamente las celdas con números sino todas las celdas no vacías (es decir, pueden contener también texto).

=CONTARA()

4. CONTAR.SI

Esta fórmula permite contar elementos que cumplen un cierto criterio. Este criterio puede ser por ejemplo que las celdas sean iguales a un cierto valor, o que sean mayor/menos que un valor, o que sean iguales que algún texto, etc. Veamos algunos ejemplos:

Cuenta la cantidad de celdas con un número mayor que cero:

=CONTAR.SI(“A1:B10”, “>0”)

Cuenta la cantidad de celdas con la palabra “azul”:

=CONTAR.SI(“A1:B10”, “azul”)

5. SI

Esta fórmula te permite tener un valor u otro en la celda dependiendo de una cierta condición. Las condiciones son similares a lo que se puede hacer con la fórmula CONTAR.SI. Por ejemplo, podemos tener las notas de un alumno en un listado, y si el promedio es mayor o menor que un cierto límite, podemos escribir “aprobado” o “reprobado” para el alumno:

=SI(A1 > 0, “VALOR POSITIVO”, “VALOR NEGATIVO”)

6. BUSCARV

Permite buscar un valor específico en la primera columna de una tabla, y retornar el valor en la misma fila para otra columna diferente. Esto suena algo abstracto así que lo voy a ilustrar con un ejemplo.

Tenemos un listado con alumnos y sus notas en cada evaluación. Queremos obtener la nota que el alumno “PEDRO” obtuvo en la tercera evaluación, entonces utilizamos la siguiente fórmula:

=BUSCARV(“PEDRO”, A1:Z100, 10, FALSO)

Notar que el “FALSO” se ingresa para indicar que queremos una búsqueda exacta, es decir sólo queremos el valor para la entrada con índice PEDRO. Notas también que la primera columna que se cuenta es la primera, por eso la que buscamos (la tercera evaluación) es la columna número 4.

7. BUSCARH

Similar a BUSCARV pero utilizando la misma analogía en sentido horizontal. Es decir buscamos un valor en la primera celda de la tabla, y luego obtenemos el valor de la celda ubicada en la misma columna que nuestro índice, con el número de fila ingresado:

Ejemplo, tenemos las ventas de distintos productos, y queremos saber el total que se vendió para el producto “jabón” en el cuarto mes:

=BUSCARH(“JABON”, A1:C10, 4, FALSO)

El uso de “FALSO” es igual al caso anterior. La cuenta de las filas parte desde la fila con los encabezados, por lo que el tercer mes corresponde al índice 4.

8. SUMAR.SI, PROMEDIO SI

Estas funciones nos permiten realizar una suma o un promedio solamente para los valore que cumplen una condición.

Las condiciones que se pueden ingresar siguen el mismo formato que las condiciones utilizadas en CONTAR.SI y el SI.

=SUMAR.SI(A1:Z1, “>0”)

9. CONCATENAR

Esta fórmula nos permite unir dos o más cadenas de texto en una sola celda. Por ejemplo tenemos una columna “nombres” y otra “apellidos”, y queremos crear una tercera columna llamada “nombre completo”. En este caso queremos unir el nombre con el apellido, y además poner un espacio entremedio. Se haría de la siguiente manera:

=CONCATENAR(“A1”, “ “, “B1”)

10. ALEATORIO.ENTRE

Muchas veces se necesita llenar una tabla con números distintos de manera rápida, solamente para mostrar algo y nos pasamos un buen rato escribiendo número uno a uno y tratando de que sean distintos entre sí.

Bueno, ALEATORIO.ENTRE nos permitegenerar un número aleatorio en un rango que nosotros especificamos:

=ALEATORIO.ENTRE(100, 1000)

                     

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